Как правильно организовать свой бизнес, или Большая бюрократия в маленьком коллективе

По-первЫх строках сего письма попробую оправдаться.

Бюрократию в малый бизнес тащить, конечно, неправильно — не за тем мы в него, не сильно денежный, идем. Возможность никого не видеть над собой и решать вопросы быстро и по собственному разумению, а не через многоступенчатый обмен служебными записками — это, в общем, основные преимущества бизнеса, малого и собственного, над прочими способами обмена времени на деньги.

Есть, однако, исключение, о котором владельцы малых предприятий почему-то часто забывают.

Как только у вас появляются работники — для них должны появиться и должностные инструкции. Причем, должностная инструкция в моем понимании — это вовсе не та общего характера бумажка, в которой написано, что работник обязан делать все хорошее и не делать никакой херни. Та бумажка — совсем ненужная, потому что годится исключительно для прикрытия задницы в трудовых спорах. А трудовые споры в малом бизнесе — дело нечастое, и лучше дела до них не доводить: в нашей богоспасаемой стране для работодателя они малоперспективны.

Поэтому я называю должностной инструкцией [небольшую] папку документов, в которой подробнейшим образом описано, КАК ИМЕННО выполнять основные операции, имеющие отношение к данной должности.

«…нажмите кнопку ДОБАВИТЬ (в левой верхней части экрана), откроется бланк нового приходного ордера. Найдите поле «Статья движения денежных средств» (примерно посередине страницы, ближе к правой стороне) и нажатием многоточия справа от него перейдите в окно выбора…» — каждый шаг, каждый клик мышью, для совершенно нулевого человека.

Зачем это нужно?

• Если у вас есть инструкции — вам будет очень просто включать в работу новых людей (на замену старым или при масштабировании бизнеса). Минимум объяснений голосом. Инструкцию в зубы — два напутственных слова — и несколько дней проверять за новичком, что он там наваял, указывая ему на ошибки. Опыт показывает, что число ошибок снижается до приемлемого довольно быстро.
• Проще пережить период отпусков — отпускник дня за три перед отъездом скидывает тому, кто его заменяет, свои инструкции — и также проверяет ошибки.
• Совершенно необходимы инструкции, если вы пытаетесь включить в работу новых сотрудников на удаленке. У них огромный отсев: из десятка, как правило, в работу включается один, а отдельно объяснять обязанности кажому из десяти — вы просто за-ко-ле-бетесь.
• Если надумаете продавать бизнес — то, чем полнее набор инструкций, тем больше будет шансов найти того, кто согласится его купить.

Как писать должностные инструкции?

Тут есть два способа: системный-правильный и повседневно-бытовой.

При системном вы:

• Садитесь за лист ватмана (или за комп с каким-нибудь запущенным mindjet‘ом) и рисуете карту ВСЕХ процессов в своей организации.
  1. Сначала крупно: продажи, логистика, бухгалтерия, черта, дьявола;
  2. Затем конкретизируя до этапов: продажи — прием заявки, подбор товара, ценовое предложение, выставление счета, получение денег, вылет на Канары;
  3. И, наконец, максимально разбивая каждый этап на элементарные операции. Прием заявки: снять трубку, поприветствовать клиента, выяснить, что ему нужно; открыть программу, внести в нее запрос; объяснить клиенту, через сколько времени ему перезвонят, повесить трубку;
     

     Элементарная операция — это операция, которая выполняется одним человеком при помощи одного инструмента; подробно и хорошо об этом рассказывает Левитас на семинаре «Человеческие машины»; возможно, у него есть и какая-то открытая статья на сей счет

• А затем по каждой элементарной операции пишете инструкцию (вы же, как владелец малого бизнеса, на все руки мастер, правда?)

В процессе этой системной работы вас, разумеется, отвлекут срочные дела, а крепнущее с каждым листом ощущение, что не за тем вы шли в самостоятельное плавание — с большой вероятностью не даст ее закончить.

И тогда вы перейдете к повседневно-бытовому методу:

Взяв на работу нового сотрудника и объясняя ему обязанности — по каждому объяснению пишете инструкцию. К моменту, когда новичок в становится в силах делать большую часть того, что ему поручено, самостоятельно — у вас накопится та самая папочка полезных бумажек, и на следующего такого работника вы потратите куда меньше сил.

Маленькие хитрости

• Инструкции, связанные с работой в специальных программах, воспринимаются лучше, если в них есть иллюстрации (скриншоты рабочих страниц, на которых цифрами обозначены места, о которых идет речь в соответствующих пунктах описания).
  Но! Делать иллюстрированные обучающие материалы — дольше, а более или менее квалифицированный сотрудник, как правило, в состоянии разобраться и с голым текстом. Поэтому смотрите по ситуации: если нужно обучить много низкоквалицированного народу — лучше добавить иллюстрации, а если одного и уровнем повыше — может, имеет смысл сэкономить время
• По тем операциям, которым работник учится в самом начале — описания должны быть максимально, МАКСИМАЛЬНО подробными: где искать кнопку «копировать»? Где поле «Поставщик»? Какую кнопку нажать, чтобы провести документ? Все, все, все. Для самых тупых и неопытных.В инструкциях к более продвинутым работам — эти подробности уже можно опустить, существенно сэкономив время на их написание

В заключение еще раз скажу: пилите, Шура, они золотые написание инструкций — одно из выгоднейших вложений вашего времени. Do it!